Senior Administrative and HR Officer

1. Objectif principal

L'objectif principal de ce poste est d'exercer le rôle et les fonctions d'un(e) spécialiste des ressources humaines et de superviser l'administration.
Agissant en tant que responsable des ressources humaines, le/la titulaire du poste sera responsable de la gestion globale des ressources humaines et de l'administration pour le bureau de pays de la République Démocratique du Congo (RDC). Le/la titulaire du poste sera responsable de :

• fournir les services de RH spécialisés dans les domaines du recrutement, de l'administration du personnel, de la formation et du développement.
• conseiller les responsables sur l'interprétation et l'application des politiques et procédures en matière de ressources humaines .
• évaluer l'efficacité et l'utilité des politiques et procédures actuelles en matière de ressources humaines, recommander des changements pour améliorer l'harmonisation avec les besoins opérationnels.

Le/la titulaire veillera à ce que l'administration du personnel du bureau de pays soit conforme aux normes locales du travail et aux politiques organisationnelles internationales. Il/elle est responsable de toutes les questions de gestion quotidienne du bureau, y compris la maintenance et la logistique, la planification des voyages et des visites.

2. Tâches spécifiques
a. Ressources Humaines

• Faciliter le processus de recrutement et de sélection des candidats dans le pays.
• S'assurer que les contrats de travail sont en place et informer le directeur pays en temps opportun les dates de fin de contrat.
• Coordonner le processus d'intégration et d'information aux nouveaux membres du personnel dans le bureau pays.
• Coordonner la mise en œuvre effective du processus annuel de gestion de la performance par les responsables hiérarchiques conformément aux délais convenus.
• S'assurer que tout le personnel dispose des descriptifs de poste à jour et signées en place.
• Aider le/la responsable régional(e) des RH et de l'administration à assurer la livraison des services RH dans les délais et l'exactitude des informations.
• Fournir des données RH cohérentes et actualisées du bureau de pays afin de faciliter l'établissement et la diffusion des rapports RH.
• Soumettre les demandes de recrutement et de contrats pour approbation conformément à la structure hiérarchique.
• Soutenir le/la responsable régional(e) des ressources humaines et de l'administration dans les aspects administratifs et logistiques des missions des collègues expatriés, tels que l'organisation des baux de maison, la sécurité, le véhicule, etc.

b. Gestion de l'Administration

• Gérer l'administration professionnelle du bureau et les opérations efficaces du bureau national conformément aux normes pertinentes de CBM.
• Documenter et maintenir à jour les processus et procédures administratifs ; initier et diriger des révisions régulières pour assurer la clarté, l'efficacité et l'efficience.
• S'assurer que CBM se conforme aux exigences réglementaires nationales telles que l'enregistrement et les rapports annuels connexes aux autorités compétentes (à l'exception des exigences réglementaires financières telles que les comptes statutaires, l'audit, la déclaration fiscale, les cotisations de sécurité sociale, etc., qui relèvent de la responsabilité du Responsable Finance).
• Gérer efficacement  le personnel administratif sous sa subordination en fonction de la performance de chaque personnel.
• Gérer la logistique, y compris les réservations des vols et les agendas des visiteurs, y compris l'établissement d'un plan de voyage et de visite régulier.
• Traiter les demandes de visa pour les visiteurs et les collègues expatriés.
• S'occuper de l'organisation pratique des réunions de bureau, des ateliers, des formations, etc.
• Fournir un soutien au directeur pays spécifique aux exigences opérationnelles de son poste, telles que la gestion du calendrier, la rédaction de procès-verbaux, la rédaction de rapports.
• Assurer la gestion des bureaux et des biens/installations, y compris la propreté des bureaux, organiser et superviser les travaux d'entretien et de réparation dans les locaux ou sur les actifs de CBM ; faciliter et suivre les audits d'accessibilité et d'inclusion.
• Mettre en place et maintenir les contrats d'assurance pertinents.
• Organiser la sécurité des locaux, être en contact régulier avec la société de sécurité et superviser le travail des agents de sécurité.
• Prendre la responsabilité de la tenue des dossiers et du classement des documents administratifs importants du bureau ; gérer les archives du bureau.
• Soutenir le processus d'achat en temps voulu de biens et de services pour répondre aux besoins du bureau de pays ; agit en tant que membre d'un comité de sélection des fournisseurs.
• Collaborer étroitement avec le/la responsable régional(e) des ressources humaines pour s'assurer que les politiques, procédures et pratiques inter fonctionnelles sont harmonisées et rationalisées, le cas échéant.
• Promouvoir les valeurs, la culture et les pratiques inclusives de CBM et promouvoir le handicap et l'égalité des sexes avec les collègues.